CONSTITUTION OF THE FILM AND MEDIA STUDIES ASSOCIATION OF CANADA

STATUTS DE L’ASSOCIATION CANADIENNE D’ÉTUDES CINÉMATOGRAPHIQUES ET MÉDIATIQUES

Last updated 2023 January

Article I: Name

The name of this association will be THE FILM AND MEDIA STUDIES ASSOCIATION OF CANADA [ASSOCIATION CANADIENNE D’ÉTUDES CINÉMATOGRAPHIQUES ET MÉDIATIQUES]

Article I : Dénomination sociale

Le nom de la présente association sera FILM AND MEDIA STUDIES ASSOCIATION OF CANADA [ASSOCIATION CANADIENNE D’ÉTUDES CINÉMATOGRAPHIQUES ET MÉDIATIQUES]

Article II: Character

The Association will be national and bilingual.

Article II : Caractère

L’Association sera nationale et bilingue.

Article III: Objects and Powers

The purposes for which the Association is founded, and for which it will be operated, are as follows:

1. To foster and advance the study of the history and art of film and related fields.
2. To gather, receive, prepare and disseminate information concerning the study of film and related fields.
3. To provide for and encourage the holding of seminars, screenings, and conferences and to advance the theory and practice of the study of film and to improve communications among members and institutions with others in film and related fields.
4. To provide encouragement for the improvement of the state of the art and practice of film and related fields.
5. To do everything reasonably and lawfully necessary and proper for the attainment of the above purposes.
6. To own, acquire, purchase, accept gifts, hold as trustee, or otherwise maintain, improve, mortgage, sell, lease, invest, reinvest, or dispose of real or personal property or funds to advance the aims of the Association.

Article III : Buts et pouvoirs

Les buts pour lesquels est fondée l’Association et pour lesquels elle sera en opération sont les suivants :

1. encourager et promouvoir l’étude de l’histoire et de l’art du cinéma et de champs connexes;
2. réunir, recevoir, préparer et diffuser des renseignements sur l’étude du cinéma et de champs connexes;
3. prévoir et encourager la tenue de colloques, de projections et de conférences; promouvoir la théorie et la pratique de l’étude du cinéma; et améliorer la communication entre les membres et les institutions avec d’autres intervenants du milieu du cinéma et de champs connexes;
4. veiller à améliorer la situation de l’art et de la pratique du cinéma et de champs connexes;
5. faire tout ce qui est raisonnablement et légalement nécessaire pour atteindre les objectifs susmentionnés;
6. posséder, acquérir, acheter, accepter des dons, détenir en fidéicommis ou autrement, améliorer, hypothéquer, vendre, louer, réinvestir ou disposer de biens ou de fonds immobiliers ou personnels pour promouvoir les objectifs de l’Association.

Article IV: Restrictions

No part of the income or property of the Association will inure to the private benefit of any of its members, officers or individuals.

Article IV : Restrictions

Aucune partie des revenus ou des biens de l’Association ne servira au bénéfice personnel d’aucun de ses membres, de ses officiers ou de toute autre personne.

Article V: Disposition of Assets and Dissolution

Upon dissolution or liquidation of the Association, whether voluntary or involuntary, and after payment of all indebtedness of the Association, the funds, investments and other assets of the Association shall be given and transferred to some other charitable organization or organizations having similar objectives. This organization or organizations shall be selected by majority vote of the Executive.

Article V : Liquidation des avoirs et dissolution

À la dissolution ou à la liquidation de l’Association, qu’elle soit volontaire ou non, et après le paiement de toutes les dettes de l’Association, les fonds, investissements et autres avoirs de l’Association seront donnés et transférés à un autre ou d’autres organismes de charité visant des objectifs similaires. Cet organisme ou ces organismes seront choisis par un vote majoritaire du conseil de direction.

Article VI: Meetings

There will be an Annual General Meeting and other business meetings as determined by the Executive or as petitioned for by ten members of the Association.

Article VI : Assemblées

Il y aura une assemblée générale annuelle et d’autres assemblées telles que convoquées par le conseil de direction ou telles que demandées par pétition par dix membres de l’Association.

Article VII: Membership

Section 1. Eligibility for Membership: Individuals and institutions shall be eligible for membership as prescribed in the By-Laws.

Section 2. Dues: Members will pay such dues as prescribed the By-Laws.

Article VII : Membres

Section 1. Éligibilité : Pourront être membres les personnes et les institutions décrites dans les règlements généraux.

Section 2. Cotisation : Les membres devront s’acquitter des droits d’adhésion prescrits dans les règlements généraux.

Article VIII: Executive

The management of the Association will be invested in the Executive elected in the manner prescribed in the By-Laws.

Article VIII : Conseil de direction

La gestion des affaires de l’Association sera prise en charge par le conseil de direction, lequel est élu de la manière prescrite dans les règlements généraux.

Article IX: Committees

The Association may establish committees acting under the direction of the Executive and performing duties delegated by the membership.

Article IX : Comités

L’Association peut créer des comités qui relèvent du conseil de direction et qui exécutent les tâches déléguées par les membres.

Article X: Publications

The Association shall maintain a website, and publish a Journal, the nature of which shall be determined by the membership and specified in the By-Laws.

Article X : Publications

L’Association opèrera un site Web et publiera une revue, dont la nature sera déterminée par les membres et précisée dans les règlements généraux.

Article XI: Amendments

Section 1. Procedure and Required Vote: The Constitution of the Association may be amended as prescribed by the By- Laws.

Section 2. Restrictions: No amendment may be made which is contrary to the objectives and powers of the Association.

Article XI : Amendements

Section 1. Procédure et vote requis : Les statuts de l’Association peuvent être amendés, tel que prescrit dans les règlements généraux.

Section 2. Restrictions : Aucun amendement ne peut être fait qui serait contraire aux buts et pouvoirs de l’Association.

This Constitution was approved at the General Meeting held in Montreal in 1977 and revised in Ottawa in 1990 and in Montreal in 1995.

Les présents statuts ont été approuvés lors l’assemblée générale annuelle tenue à Montréal en 1977, et ils ont été revus à Ottawa en 1990 et à Montréal en 1995.

BY-LAWS / RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Preamble

As stated in its constitution, the Film and Media Studies Association of Canada is “national and bilingual” in character. It shall be the understanding of the Association and its members that this definition of character shall be taken to invalidate any decision made on the basis of racial, religious, or sexual characteristics. It is our further understanding that no action taken on the part of the Association shall work against the aspirations of the peoples of any race, nationality, religion, regional group, linguistic group, sex or sexual inclination.

Préambule

Tel qu’énoncé dans ses statuts, la Film Studies Association of Canada – Association canadienne d’études cinématographiques et médiatiques est « nationale et bilingue » de caractère. L’Association et ses membres comprennent que cette définition du caractère pourra servir à invalider toute décision basée sur des caractéristiques raciales, religieuses ou sexuelles. De plus, il est entendu qu’aucune action prise au nom de l’Association ne pourra aller à l’encontre des aspirations des gens de toute race, nationalité ou religion, de tout groupe régional ou linguistique, de tout sexe ou orientation sexuelle.

Article I: Membership

Section 1. Membership categories: The membership of the Association will consist of the following categories – Full, Associate, Retired, Part-Time or Contract, Sustaining and Student.

Section 2. Qualifications:

A. Full Membership: A Full Membership will be granted to any individual involved in the research or teaching of film and related fields at the post-secondary level.

B. Associate Membership: An Associate Membership will be granted to any individual interested in film and related fields.

C. Sustaining Membership: A Sustaining Membership will be granted to any institution concerned with film and related fields at a post-secondary level. A Sustaining Membership cannot be used in lieu of memberships for individuals associated with the Sustaining Member.

D. Student Membership: A Student Membership will be granted to any individual studying at a post-secondary level.

E. Retired Membership: A Retired Membership will be granted to any individual retired from a career in the research or teaching of film and related fields at the post-secondary level.

F. Part-Time or Contract Membership: A Part-Time or Contract Membership will be granted to any individual involved in the research or teaching of film and related fields at the post-secondary level employed on a limited-term basis.

Section 3. Application for Membership: Application for membership will be made on forms provided for that purpose.

Section 4. Rights:

A. Full Members will have full voting rights at meetings of the Association.

B. Associate Members will have no voting rights at meetings of the Association.

C. Sustaining Members will have no voting rights at meetings of the Association.

D. Student Members will have full voting rights at meetings of the Association.

E. Retired Members will have full voting rights at meetings of the Association.

F. Part-Time or Contract Members will have full voting rights at meetings of the Association.

Article I : Membres

Section 1. Catégories de membres : Les membres de l’Association se répartiront dans les catégories suivantes : à part entière, associé, bienfaiteur, étudiant, retraité, employé à temps partiel ou contractuel.

Section 2. Qualifications :

A. Membre à part entière : Pourra être membre à part entière toute personne engagée dans la recherche ou l’enseignement en cinéma et champs connexes à un niveau post-secondaire. 


B. Membre associé : Pourra être membre associé toute personne intéressée par le cinéma et les champs connexes. 


C. Membre bienfaiteur : Pourra être membre bienfaiteur toute institution liée au cinéma et à des champs connexes à un niveau post-secondaire. La catégorie de membre bienfaiteur ne dispense pas les membres de ladite institution d’adhérer individuellement à l’Association.

D. Membre étudiant : Pourra être membre étudiant toute personne étudiant à un niveau post-secondaire.

E. Membre retraité : Pourra être membre retraité toute personne à la retraite d’une carrière en recherche ou en enseignement du cinéma et de champs connexes à un niveau post-secondaire.

F. Membre employé à temps partiel ou contractuel : Pourra être membre employé à temps partiel ou contractuel toute personne engagée dans la recherche ou l’enseignement en cinéma et champs connexes à un niveau post-secondaire sur une base temporelle limitée.

Section 3. Demande d’adhésion : Les demandes d’adhésion seront faites à l’aide des formulaires prévus à cet effet.

Section 4. Droits :

A. Les membres à part entière ont tous les droits de vote aux assemblées de l’Association.

B. Les membres associés n’ont pas droit de votre aux assemblées de l’Association. 


C. Les membres bienfaiteurs n’ont pas droit de vote aux assemblées de l’Association.


D. Les membres étudiants ont tous les droits de vote aux assemblées de l’Association.

E. Les membres retraités ont tous les droits de vote aux assemblées de l’Association.

F. Les membres employés à temps partiel ou contractuels ont tous les droits de vote aux assemblées de l’Association.

Article II: Meetings

Section 1. The Annual General Meeting and Notice. The Annual General Meeting will be held no later than 60 days after the last of each fiscal year (April 30). The date and location of the meeting will be determined by the Executive. Membership will be notified of the date and place of this meeting at least 90 days in advance. The Agenda of this meeting shall be circulated 30 days in advance.

Section 2. Special Meetings and Notice. Special General Meetings may be held between Annual General Meeting as determined by the Executive or as petitioned for by at least 3 of the voting members. Notice of special meetings will be sent out at least 15 days in advance.

Section 3. Quorum. A quorum will consist of 10 per cent of the voting members.

Section 4. Proxy. No voting may take place by proxy.

Section 5. Conduct of Meetings: Business meetings will be conducted according to Roberts Rules of Order.

Article II : Assemblées

Section 1. L’assemblée générale annuelle et l’avis de convocation. L’assemblée générale annuelle se tiendra au plus tard 60 jours après la fin de l’année fiscale (le 30 avril). La date et le lieu de l’assemblée seront déterminés par le conseil de direction. Les membres seront avisés de la date et du lieu de cette assemblée au moins à 90 jours d’avis. L’ordre du jour de cette assemblée sera transmis à 30 jours d’avis.

Section 2. Assemblées spéciales et avis de convocation. Des assemblées spéciales peuvent se tenir entre les assemblées générales annuelles, telles que déterminées par le conseil de direction ou telles que demandées par pétition par au moins 3 membres avec droit de vote. L’avis ce convocation d’une assemblée spéciale sera transmise au moins à 15 jours d’avis.

Section 3. Quorum. Un quorum sera constitué de 10 pour cent des membres avec droit de vote.

Section 4. Vote par procuration. Le vote par procuration n’est pas permis.

Section 5. Règles de procédure : Les assemblées seront menées selon le Robert’s Rules of Order.

Article III: Nominations and Elections

The President, or person chairing the Annual General Meeting, shall read this Article III to the membership before calling for nominations.

When considering nominations and elections, the members shall take into account the Preamble of these By-Laws. In particular:

A. If not all regions of Canada (i.e. Atlantic Canada, Quebec, Ontario, the West) are represented on the Executive Committee and the Editorial Board, the General Meeting may elect a further member(s) to these committees for a one-year term(s). Such member(s) shall hold the same responsibilities and powers as members elected in the regular way.

B. If the General Meeting does not consider that a satisfactory balance of men and women are represented on the Executive Committee and the Editorial Board it may elect further member(s) for one-year term(s) to redress the balance. Such member(s) shall hold the same responsibilities and powers as members elected in the regular way.

C. If racialized scholars are not represented on the Executive Committee and the Editorial Board, the General Meeting may elect further member(s) to these committees to redress the balance. Such member(s) shall hold the same responsibilities and powers as members elected in the regular way.

Article III : Nominations et élections

Le président ou la présidente, ou la personne qui préside l’assemblée générale annuelle, lira le présent article III aux membres avant de procéder à l’appel des candidats.

Dans leur examen des candidats aux élections, les membres doivent tenir compte du préambule des présents règlements généraux. En particulier :

A. Si toutes les régions du Canada (c’est-à-dire le Canada Atlantique, le Québec, l’Ontario, l’Ouest) ne sont pas représentées au conseil de direction et au comité de rédaction, l’assemblée générale annuelle peut élire un ou des membres à ces comités pour un mandat d’un an. Ce ou ces membres auront les mêmes responsabilités et pouvoirs que les membres élus de manière régulière.

B. Si l’assemblée générale annuelle considère qu’il n’y a pas un équilibre satisfaisant entre les hommes et les femmes au conseil de direction et au comité de rédaction, elle peut élire un ou des membres pour redresser la situation. Ce ou ces membres auront les mêmes responsabilités et pouvoirs que les membres élus de manière régulière.

C. Si des chercheurs racialisés ne sont pas présents au sein du comité exécutif et du comité éditorial, l’assemblée générale pourra élire des membres additionnels au sein de ces comités afin de rétablir un équilibre. Ces membres seront pourvus des mêmes responsabilités et des mêmes pouvoirs que les membres élus de la façon habituelle.

Article IV: Executive

Section 1. The Executive will consist of President, Vice-President, Secretary and Treasurer and three ordinary members.

The Annual General Meeting shall elect the officers and members of the Executive Committee in the following order:

• President
• Vice-President
• Secretary
• Treasurer
• Two Members-at-large
• Student Member

The President, Vice-President, Secretary and Treasurer shall be elected for terms of two years each. The members-at-large shall be elected for a term of three years. Vacancies in the Executive Committee, created by resignations or other reasons, shall be filled at the same time.

Section 2. The retiring Executive Committee may establish a nominating committee to propose names for any or all positions. Nominations will also be accepted during the meeting from members eligible to vote.

Section 3. The positions of Treasurer, Secretary, Vice-President and President may be extended for one additional year beyond the initial term.

Section 4. Either the President or Vice-President shall be bilingual.

Section 5. Meetings and Quorum: The Executive may meet from time to time with a quorum consisting of three members.

Section 6. The Executive Committee shall appoint a Webmaster who shall serve for a minimum term of three years.  The Webmaster will report periodically to the Executive. Any Webmaster appointed who is not, at the time, a member of the Executive Committee, shall be invited to attend meetings of the Executive as a non-voting member.

Section 7. The Executive Committee will also include a representative of the graduate student members, selected by them in a manner reflecting the spirit of these By-Laws. Any such representative shall serve for a one-year term and shall have full voting rights.

Article IV : Conseil de direction

Section 1. Le conseil de direction sera composé d’un(e) président(e), d’un(e) vice-président(e), d’un(e) secrétaire et d’un trésorier ou d’une trésorière, ainsi que de trois membres actifs.

L’assemblée générale annuelle élira les officiers et les membres du conseil de direction dans l’ordre suivrant :

• Président(e)
• Vice-président(e)
• Secrétaire
• Trésorier ou trésorière
• Deux membres actifs
• Un membre étudiant

Le ou la président(e), le ou la vice-président(e), le ou la secrétaire et le trésorier ou la trésorière seront élus pour un mandat de deux ans. Les membres actifs seront élus pour un mandat de trois ans. Toute vacance au sein du conseil de direction, résultant d’un désistement ou pour tout autre raison, sera remplie au même moment.

Section 2. Le conseil de direction qui termine son mandat peut créer un comité de nomination pour proposer des noms afin de combler tous les postes. Les nominations seront également approuvées pendant l’assemblée par tous les membres ayant droit de vote.

Section 3. Les postes de trésorier ou de trésorière, secrétaire, vice-président(e) et president(e) peuvent être prolongés d’un an au-delà du mandat initial.

Section 4. Le ou la président(e) ou le ou la vice-président(e) devra être bilingue.

Section 5. Assemblées et quorum : Le conseil de direction peut se réunir à sa convenance avec un quorum composé de trois membres.

Section 6. Le conseil de direction inclura également un représentant des membres étudiants des cycles supérieurs, qu’il choisira en respectant l’esprit des présents règlements généraux. Ce représentant servira un mandat d’un an et aura tous les droits de vote.

Section 7. Le conseil de direction nommera un webmestre pour un mandat minimal de trois ans. Le webmestre devra faire rapport périodiquement au conseil de direction. Tout webmestre qui sera nommé sans être membre du conseil de direction sera invité à assister aux réunions du conseil de direction, mais à titre de membre non votant.

Article V: Editorial Board

Section 1. The Editorial Board shall be charged with responsibility for the publication of a refereed journal, The Canadian Journal of Film Studies/Revue canadienne d’études cinématographiques, as a forum of critical debate in a Canadian context and for developing and maintaining high standards of selection for its content. The Board shall consist of a Chair and four members.

Section 2. The Annual General Meeting shall elect the Editorial Board in the following order:

• Chair, who shall be elected for a three-year term. The Chair shall be executive officer of the Board and, subject to the advice and consent of the Board, shall have overall responsibility for the management of financial accounts, subscriptions, and other distribution of the Journal;
• Four members, who shall be elected for terms of two years each.

Section 3. No Chair shall hold the post for more than two consecutive terms, and no member of the Editorial Board shall hold the same post for more than three consecutive terms.

Section 4. The Chair shall report annually to the membership at the Annual General Meeting and such report shall be anticipated in the Agenda of the Meeting.

Section 5. The Editorial Board shall annually appoint an Editor for the Journal who, subject to the advice and consent of the Board, shall have overall responsibility for the printing and publication of the Journal. The Editor, at the time of appointment, may be a member of the Editorial Board but shall resign on being appointed. Any vacancy thus created shall be filled by a person named by the Executive Committee, and who shall serve only until the next AGM.

Section 6. The Editorial Board shall annually appoint a Book Review Editor for the Journal who, subject to the advice and consent of the Editor, shall have overall responsibility for the commission and preparation of book reviews for the Journal. The Book Review Editor, at the time of appointment, may be a member of the Editorial Board but shall resign on being appointed. Any vacancy thus created shall be filled by a person named by the Executive Committee, and who shall serve only until the next Annual General Meeeting.

Section 7. No Editor or Book Review Editor shall hold the same post for more than six consecutive years.

Section 8. The Editor shall attend all meetings of the Editorial Board. The Book Review Editor shall be invited to attend all meetings of the Editorial Board.

Section 9. The Editorial Board may, from time to time, appoint a panel of not more than fifteen Editorial Advisers who it considers may be able to assist it in various aspects of its responsibilities.

Article V : Comité de rédaction

Section 1. Le comité de rédaction aura la responsabilité de publier une revue spécialisée, The Canadian Journal of Film Studies/Revue canadienne d’études cinématographiques, en tant que forum de discussion critique dans un contexte canadien permettant le développement et le maintien de critères élevés de sélection de contenu. Le comité sera composé d’un(e) président(e) et de quatre membres.

Section 2. L’assemblée générale annuelle élira le comité de rédaction dans l’ordre suivant :

• le ou la président(e) qui sera élu(e) pour un mandat de trois ans. Il ou elle sera l’agent administratif du comité et, sous réserve de l’avis et du consentement du comité, il ou elle sera responsable de l’ensemble de la gestion des affaires financières, des abonnements et autres modes de distribution de la revue;
• et deux membres, qui seront élus pour des mandats de deux ans chacun.

Section 3. Aucun(e) président(e) n’occupera cette fonction pour plus de deux mandats consécutifs et aucun membre du comité de rédaction n’occupera le même poste pour plus de trois mandats consécutifs.

Section 4. Le ou la président(e) fera rapport annuellement aux membres lors de l’assemblée générale annuelle et son rapport sera annoncé dans l’ordre du jour de cette assemblée.

Section 5. Le comité de rédaction nommera à chaque année le ou la secrétaire de rédaction de la section des comptes rendus de livres qui, sous réserve de l’avis et du consentement du directeur, sera responsable de l’ensemble des commandes et de la préparation des comptes rendus de livres pour la revue. Le ou la responsable des comptes rendus peut être un membre du comité de rédaction, mais il ou elle devra démissionner au moment de sa nomination. Toute vacance ainsi créée sera remplie par une personne nommée par le conseil de direction et qui ne servira que jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle.

Section 6. Aucun(e) secrétaire de rédaction ou responsable des comptes rendus n’occupera ce poste pour plus de six années consécutives.

Section 7. Le ou la secrétaire de rédaction assistera à toutes les réunions du comité de rédaction. Le ou la responsable des comptes rendus sera invité(e) à assister à toutes les réunions du comité de rédaction.

Section 8. Le comité de rédaction peut, en tout temps, nommer un sous-comité d’au plus quinze conseillers éditoriaux qu’il considère capables de l’aider dans différents aspects de ses responsabilités.

Article VI: Dues

Section 1. Amount of Dues: Dues applicable to each category of membership shall be determined annually by the Executive Committee and presented for ratification by the membership at the Annual General Meeting.

Section 2. Payment of Dues: Payment of the dues shall be on or before October 1 of each year.

Article VI : Droits d’adhésion

Section 1. Montant des droits d’adhésion : Les droits d’adhésion applicables à chaque catégorie de membres seront déterminés à chaque année par le conseil de direction et présentés pour adoption par les membres lors de l’assemblée générale annuelle.

Section 2. Paiement des droits d’adhésion : Le paiement des droits d’adhésion se fera au plus tard le 1^er octobre de chaque année.

Article VII: Amendments

Section 1. Amendments to the Constitution:

The Constitution may be amended upon approval of 2/3 of the members voting and present at a General Meeting. Proposed amendments to the Constitution must be circulated 30 days before the General Meeting.

Section 2. Amendments to the By-laws:

The By-Laws may be amended by a majority vote at the Annual General Meeting, or at a special General Meeting called for the purpose of amending the By-Laws.

Article VII : Amendements

Section 1. Amendements aux statuts :

Les statuts peuvent être amendés avec l’approbation des 2/3 des membres votants et présents à l’Assemblée générale annuelle. Les amendements proposés aux statuts doivent être expédiés 30 jours avant l’assemblée générale annuelle.

Section 2. Amendements aux règlements généraux :

Les règlements généraux doivent être amendés par un vote majoritaire lors de l’assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée générale spéciale demandée à cette fin précise.

These By-Laws were approved at the Annual General Meeting held in Montreal 1977, revised in Ottawa 1990, in Edmonton 2000, in Halifax 2003, in Saskatoon 2007, in Fredericton 2011, in Waterloo 2012, and in Vancouver 2019 and with Zoom in 2021 and 2022.

Les présents règlements généraux ont été approuvés lors de l’assemblée générale annuelle tenue à Montréal en 1977, revus à Ottawa en 1990, à Edmonton à 2000, à Halifax en 2003, à Saskatoon en 2007, à Fredericton à 2011, à Waterloo 2012, et Vancouver 2019, et à Zoom 2021 et 2022.